Die neuen Produkt-Icons

Alle Office-Anwendungen haben ein neues Icon bekommen mit (in der Regel) dem Anfangsbuchstaben der Anwendung:

Kundenargumentation für die neue Oberfläche

Das Ribbon heißt jetzt nicht mehr Multifunktionsleiste wie noch in Office 2007 sondern Menüband. Und der Office-Button ist wieder zum Menüpunkt Datei geworden:

Kunden, die bereits Office 2007 haben und fragen, warum sie auf Office 2010 migrieren sollten, sind etwas schwieriger zu beglücken. Hier hilft vor allem die Argumentation über SharePoint 2010 sowie Outlook 2010.

Kunden, die noch nicht auf Office 2007 sind, muss auch bei Office 2010 zunächst die neue Oberfläche verkauft werden.
Hier finden sich ein paar Argumente dafür:

• Die Entscheidung, nicht auf die neue Oberfläche zu gehen, ist eine strategische Entscheidung. Wenn der Kunde sich gegen das Ribbon entscheidet, muss er sich darüber im Klaren sein, dass er dann die nächsten 30 Jahre Office 2003 einsetzen muss.
• Es gibt ein Shareware-Tool für die klassische alte Oberfläche: bitte nicht einsetzen, es ist buggy, nicht supportet und schiebt die Umstellung nur nach hinten hinaus. Und nur derzeit gibt es Hilfe zur Umstellung.
• Sogar OpenOffice passt sich in der nächsten Version offenbar dem Ribbon an
• Wenn der Kunde sagt, 90 % seiner Anwender nutzen nur 10 % der Befehle, dann sind das die Befehle auf dem Start-Bereich. d.h. die Anwender haben vorher auch schon nichts gefunden, weil sie gar nicht gesucht haben
• Auch alle anderen Anwendungen, wie Paint oder SharePoint bekommen das Ribbon (mit Windows 7 bzw. SharePoint 2010)
• Word alleine hat über 1.800 Befehle, die meist gut versteckt und daher unbekannt waren. Es geht also weniger darum, zu überlegen, was an neuen Features hinzukommt, sondern die vorhandenen besser zu nutzen.
  Viele Kunden sagen "90 % unserer Mitarbeiter nutzen sowieso nur 10-20% der Funktionen". Das wären 180 bis 320 Befehle. Tatsächlich werden also nur max. 1-5 % der Befehle genutzt. Aber der Wert eines Office-Pakets besteht nicht im Kaufpreis, sondern in der Produktivitätssteigerung, die darin besteht, durch viele Funktionen die Arbeit schneller und erfolgreicher zu erledigen. Das ist dann auch der Return on Investment. Dieser wird nur erreicht, wenn der Mensch mehr aus der Software holt.
• MS gilbt Hilfestellung (siehe Office 2007 Schnelleinstieg). Es hilft auch, bei der Umstellung zu Beginn zu lesen, was zu den Menübefehlen im QuickInfo steht. So können weitere Funktionen entdeckt, genutzt und die eigene Arbeit damit verbessert werden. Ein Beispiel ist der "Formatübertragen-Pinsel", den sicher viele kennen, aber nur wenige wissen, dass man mit einem Doppelklick darauf mehrfach Format übertragen kann. Die Funktion gibt es schon seit Office 97, jetzt wird sie aber im Quickinfo beschrieben:
  
• Durch die neue Oberfläche und das damit einhergehende bessere Ausnutzen der zur Verfügung stehenden Befehle, lassen sich schneller professionell aussehende Dokumente erstellen (SmartArt, Bedingte Formaiterung, Formatvorlage, LiveVorschau, Gallerien,...). Hierdurch wird ein Mehrwert erzielt, da die Software den Anwender bei seiner Arbeit unterstützt und ihm hilft, Dinge schneller zu erledigen.

Hilfe beim Umstieg mit interaktiven Referenz-Handbüchern

Klicken Sie auf einen Menübefehl in Office 2003, um zu erfahren, wo sich dieser auf dem Menüband befindet. Eine Animation zeigt Ihnen den Befehl in Office 2010. Diese kleine Hilfe können Sie online ansehen, oder auch downloaden.

Interaktive Referenzhandbücher

Editionen und Inhalte im Detail

Zwischen der Office Standard Edition und der Office Professional Plus Edition gibt es große Unterschiede und zwar nicht nur deshalb, weil ein paar Anwendungen  mehr dabei sind, sondern vorallem die Integration mit SharePoint ist wichtig. Je nach Vertrag kann der Kunde nicht mal eine StepUp-Lizenz von der Standard in die Professional Plus erwerben. Beraten Sie Ihre Kunden also hier richtig!

Ein skilllocation WebCast gibt genaue Infos hier. (Für Erwerber des skilll-deals, findet sich der WebCast als #1 zum Download.  Die PowerPoint-Folien können auch separt heruntergeladen werden oder beides zusammen.

Office for Mac 2011 

Dt. Microsoft Website

Technologie-Garantie: Bis 30. November 2010 gibt es Word, Excel und PowerPoint für Mac inklusive Upgrade auf Office für Mac 2011. Je nach erworbener Office 2008 für Mac-Edition gibt es eine Upgrade-Edition.

Office for Mac 2011 ist RTM und ab Ende Oktober 2010 verfügbar.

• PowerPoint 2010
  PowerPoint 2010 kommt mit einigen neuen Funktionen wie Abschnitten, Videobearbeitung, neuen Überblendeffekten. Hierzu haben wir ein DemoVideo erstellt, dass Sie auch als Learning Snack downloaden können.
  

• Co-Authoring: Die von Microsoft stark promotete Funktion ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten über das Internet. Voraussetzung ist SharePoint 2010, bzw. OfficeLive/Office 365).
  Dies ist ein wesentlicher Faktor, um Kunden sowohl auf Office 2010 als auch auf SharePoint 2010 zu bringen und sollte als treibendes Argument verwendet werden.
  Es können jeweils Absätze bearbeitet werden, die dazu für die anderen gesperrt werden. Der Office Communicator bzw. Lync ist dabei so integriert, dass er den Bearbeitenden anzeigt inkl. Präsenzstatus.

  Dieser Learning Snack steht hier zum Download zur Verfügung, hier auch ohne skilllocation branding.

  Wir haben diese Funktion bereits mit 8 Personen gleichzeitig getestet und es hat gut funktioniert (es gibt aber wohl keine technische Begrenzung).
  Standardmäßig ist die Versionsverwaltung in Dokumentbibliotheken in SharePoint Server 2010 deaktiviert. Für Co-Authoring muss die Versionierung (OneNote nur Hauptversionen) aktiviert werden. Wenn mehrere Autoren an demselben Dokument arbeiten, werden Änderungen auf dem Server als Dokumentversionen generiert.
  Wenn ein Dokument ausgecheckt wurde, ist es gesperrt, so dass es für Co-Authoring nicht verfügbar ist.
  Die "Auschecken erforderlich"-Einstellung sollte demnach nicht in Dokumentbibliotheken aktiviert werden, die für Co-Authoring verwendet werden.
  Weitere Argumente für das Zusammenspiel finden Sie auch auf unserer SharePoint-Seite.

• PowerPivot, ein kostenfreies Add-In für Excel 2010, ermöglicht es Endanwendern, große Datenbestände aus unterschiedlichen Datenquellen effizient innerhalb von Excel zu analysieren. Diese Analysen können mittels SharePoint Server anderen Kollegen direkt im Browser zur Verfügung gestellt werden.

Office 2010 ist die Office-Suite, die sich sowohl lokal auf dem PC, als auch auf Browsern sowie auf Mobiltelefonen einsetzen lässt.

Office Web Apps

Neu in Office 2010 kommen die Browserbasierten Client-Anwendungen, die allerdings einen Server benötigen, und dort installiert sein müssen. Dafür bietet sich natürlich der SharePoint Server 2010 an. Kleinere Kunden können hierzu auch OfficeLive nutzen.

Kunden, die Microsoft Online Services nutzen, erhalten die Office Web Apps als Bestandteil z.B. der Deskless Worker Suite.

Die Office-Webanwendungen können mit Internet Explorer, Safari und Firefox verwendet werden. Es wird kein Viewer lokal installiert, sondern Silverlight verwendet (das muss allerdings installiert sein). Ist kein Silverlight installiert, werden Grafiken, Animationen etc. weniger ansprechend dargestellt.

Interessant ist natürlich, dass Word, Excel, PowerPoint und OneNote nicht nur gelesen werden können, sondern auch das Editieren möglich ist. Sicherlich noch weit entfernt von den Möglichkeiten, die eine lokale Installation bietet, aber der Weg in die Zunkunft ist bereits sichtbar.

Auch auf mobilen Geräten, die nicht windowsbasiert sind, aber einen Browser enthalten, wird die Verwendung von Office nun möglich. Office Mobile für windowsbasierte Handys wird aber ein Mehr an Funktionen bieten.

Auch technisch sind einige Punkte zu berücksichtigen: Beim Hochladen eines Open XML-Dokumentes (.docx, .xlsx, .pptx) wird das Format leicht umgewandelt. So lassen diese sich nicht mit älteren Office-Versionen öffnen.
Das Ausführen von Makros (VBA-Code) ist ebenfalls nicht möglich.

Lizenzierung der Office Web Apps

"Mit Office 2010 erhalten die Hauptnutzer eines lizenzierten Geräts das Recht, von jedem beliebigen weiteren Gerät aus auf die Office Web Applications zuzugreifen. Anders als bei der Office 2010-Lizenz, die einem Gerät zugewiesen wird, werden Office Web Applications einem Nutzer zugeordnet. Office Web Applications sind Bestandteil der Office 2010-Lizenz unabhängig davon, ob es sich bei der Lizenz, um eine Original Equipment Manufacturer (OEM)-, Full Packaged Product (FPP)-Lizenz oder eine Volumenlizenz handelt. Die Office Web Applications werden entweder über Microsoft gehostet oder können im Falle einer Volumenlizenz von Ihnen selbst über Sharepoint Foundation Server bereitgestellt werden." (Quelle)

Übrigens heißt Outlook Web Access jetzt entsprechend auch Outlook Web App.

Office Mobile 2010

Office Mobile 2010 benötigt Windows Mobile 6.5 oder höher. Office Mobile 2010 ist auf Windows Phone 7 Geräten vorinstalliert. Für Windows Phone 6.5 kann das Office Mobile 2010 Upgrade auf dem Windows-Marktplatz über das Gerät herunterladen.

Hier finden sich gut beschrieben die Funktionen von Office Mobile 2010.

Office Mobile 2010 umfasst Word Mobile 2010, Excel Mobile 2010, PowerPoint Mobile 2010, OneNote Mobile 2010 und SharePoint Workspace Mobile 2010.

OneNote-Notizen können sogar als Kachel angezeigt werden. Der Umgang mit OpenXML-Dateiformaten ist kein Problem. Wohl aber .ppt-Dateien. Sie können nur gelesen, aber nicht bearbeitet werden.

Außerdem gibt es für alle Nicht-Windowsbasierten Handys Office 2010 Mobile Viewer.

Business Contact Manager für Outlook 2010

BCM ist Bestandteil der Volumenlizenzen Office Standard 2010 und Office Professional Plus 2010. Kostenloser Download für Kunden mit Nutzungsrechten für folgende Lizenzen:

• Office Small Business Edition 2003 oder Office Professional Edition 2003
• Office Small Business 2007, Office Professional 2007 oder Office Ultimate 2007
• Microsoft Outlook mit Business Contact Manager in der Version 2003 oder 2007
• Microsoft Office Home and Business 2010 oder Microsoft Office Professional 2010

Hier sind die Folien zum Endkundenwebinar "Kunden besser im Griff, aber wie? Outlook Business Contact Manager versus Microsoft CRM oder Microsoft CRM Online – Eine Gegenüberstellung!"

• Schnelleinstiegskarte als PDF herunterladen (1,46 MB)

Business Contact Manager-Datenbanktool für Outlook 2010
Für Benutzer von Business Contact Manager für Outlook 2010 kann es sinnvoll sein, die Business Contact Manager-Datenbank auf einem Remoteserver zu installieren, auf dem Microsoft Office 2010 nicht ausgeführt wird. Dieses Tool ermöglicht Benutzern bei der Ausführung auf einem Server das Erstellen, Freigeben und Verwalten von Datenbanken für die Verwendung mit Business Contact Manager indem eine Serverbasierte SQL Server Version, zb. Express verwendet wird.

Überblick über Features und Editionen für Volumenlizenzkunden

Diese Broschüre gibt einen recht guten Vergleich der Funktionsänderungen gegenüber Office 2003 und 2007 und vergleicht die Office 2010 Editionen Standard und Professional Plus miteinander:

Mehrsprachigkeit (Sprachpakete)

Mit Office 2010 stehen mehrsprachigen Endanwendern kostengünstige Sprachpakete á 27 € zur Verfügung (Anzeige, Hilfe, Korrekturhilfen). Weitere Infos hier.

• Sind Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter immer Zugang zu aktuellen und relevanten Informationen haben?
• Wo entdecken Sie versteckte Kosten, verursacht durch ineffektive Arbeitsweisen?
• Ist die E-Mail-Flut für Sie ein Problem-Thema?
• Können Sie immer sagen, wer wann die aktuellste Version eines Dokumentes parat hält?
• Wieviel Zeit verbringt ein Mitarbeiter im Durchschnitt mit dem Thema Suche?
• Nutzen Ihre Mitarbeiter Office nur als Schreibmaschine? Ist es dafür nicht zu teuer? Wäre es nicht sinnvoll, hier mehr rauszuholen?

Viele Unternehmen sehen Office als bessere Schreibmaschine. Mit Office 2010 muss der Mehrwert deutlich klar gestellt werden, dass Office ein integraler Bestandteil der Umsetzung von Unternehmensanforderungen darstellt. Prozessmanagement, Business Intelligence, Scorecards, Suche, Enterprise Content Managemet, Knowledge Management und Collaboration sind auch treibende Themen für den Client!

Das Neue Arbeiten signalisiert ein verändertes Kommunikationsverhalten und - vor dem Hintergrund des demografischen Wandels - eine sich verändernde Mitarbeiterstruktur - hin zum Information Worker. Damit wird auch der Einsatz einer Office-Version ein strategisches Thema und sollte nicht nur von der IT-Abteilung angegangen werden.

Nicht zuletzt ist das Zusammenspiel mit SharePoint 2010 (Web Apps und Co-Authoring) ein Argument, beide Seiten auf 2010 zu bringen.

Der Mainstream-Support für Office 2003 endete bereits 2009, der Extended-Support endet im April 2014.

Vereinfachung durch Eindämmung der Versionsvielfalt (mehr dazu hier)
Office Professional Plus und Office Standard werden zukünftig die einzigen verfügbaren Volumenlizenzversionen sein, was die Auswahl für Volumenlizenzkunden um ein Vielfaches einfacher macht. Das heißt, mit der Einführung von Office 2010 wird es die Versionen Office Enterprise und Office Small Business Edition nicht mehr geben.

Mit Office 2010 werden Software Assurance-Migrationspfade bereitgestellt.

• Kunden die Office Small Business Edition unter Software Assurance zum Verfügbarkeitsdatum von Office 2010 lizenziert hatten, erhalten automatisch Nutzungsrechte für Office Professional Plus 2010. Es ist also zu überlegen, derzeit noch Verträge mit SA für die SmallBiz-Edition abzuschließen!
• Kunden, die Office Enterprise unter Software Assurance lizenziert hatten, erhalten automatisch Nutzungsrechte für Office Professional Plus 2010

Als Nachfolger von Works gibt es Office Starter 2010 aus Word und Excel mit deutlich reduziertem Funktionsumfang geben, die es allerdings ausschließlich beim Kauf eines PCs als Vorinstallation geben wird.

Multilanguage - Sprachpakete

Hier können Sie Language-Packs für über 30 Zielsprachen bestellen.

Microsoft beendet den Support für Office 2003 am 8. April 2014 nach einer mehr als 10-jährigen Support-Phase.

Hilfsmittel und Links

• Hier findet sich eine amerikanische Virtuelle Maschinen Demo-Umgebung zum Download.
• Deutsche Microsoft Produktseite
• Deutscher Microsoft Blog zu Office 2010
• Office 2010 Videos auf youtube
• Tools zur Migration (techn.)

Hilfsmittel für das Deployment

Technisch hat sich zwischen Office 2007 und Office 2010 nicht allzuviel geändert. Die Dateiformate bleiben bestehen, das Architekturmodell ebenso. Es sollte daher als zu keinen großen Problemen bei der Migration kommen, vor allem  nicht im Hinblick auf Inkompatibilitäten. Dennoch stellt Microsoft Hilfsmittel zur Verfügung:

• Office Environment Assessment Tool
  scannt vorhandene Umgebungen nach Anwendungen und AddOns mit aussagekräftigem Bericht als Ergebnis
• Application Compatibility Tools
  Office 2010 Compatibility Inspector hilft Entwicklern, Code-Probleme zu finden und zu beseitigen, z.B. in Makros
  Office Migration Planning Manager kümmert sich um Datei - und Format-Probleme.  Wenn Sie Office 2010 als 64-Bit-Version installieren möchten, hilft Ihnen der Microsoft Office 2010 Compatibility Inspector. Sie setzen das Werkzeug mit Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010 und Visual Studio 2008 ein und stellen damit fest, ob existierende Visual Basic for Application-Makros und -Add-ins mit Office 2010 kompatibel sind. Der Compatibility Inspector enthält ein Scanmodul, das Microsoft online von einer zentralen Site mit Definitionen und Links auf weitere Hilfe- und Informationsseiten aktualisiert. Das Handbuch (EN)  informiert Sie zudem darüber, wie Sie mit dem Compatibility Inspector jeden Windows Application Programming Interface (API)-Aufruf für die Nutzung mit der Office 2010-64-Bit-Version kompatibel machen.
  Application Compatibility Content umfasst diverse Leitfäden für etwaige auftauchende Probleme und deren Beseitigung
• Microsoft Office Migration Planning Manager 2010 
  Der Office Migration Planning Manager (OMPM) 2010 (EN) ist ein Set an Werkzeugen zur Unterstützung des Admins während der Planungs- und Testphase von Office 2010 Implementationen.

Nicht-Technische Migrationsmaßnahmen, Trainings und Tools

Für ein erfolgreiches Migrationsprojekt von Office 2003 auf Office 2010 sind nicht nur die technischen Aspekte relevant. Mitarbeitertrainings und sonstige Maßnahmen sind wichtig für eine Akzeptanz bei den Usern. Damit die Lücke zwischen der IT-Abteilung und den Anwendern nicht größer wird, empfiehlt sich, einiges konzeptuell zu berücksichtigen.

Wir haben viele Kunden bei der Migration in diesem Themenbereich begleitet und ein Dokument zusammengestellt, das Ihnen die Möglichkeit gibt, zusammen mit dem Kunden alle Maßnahmen zu diskutieren, alle wichtigen Tools und Unterlagen bereitzustellen.

Dazu haben wir eine Übersicht gebaut, die Sie frei hier als .PDF-Datei downloaden können. In dem Dokument sind auch die Links auf die Downloadbaren Tools enthalten. Sie können das Dokument aber auch als .DOCX-Datei downloaden inklusive dem Paket aller für Sie zusammengestellten Unterlagen.

Das Dokument ist dann frei editierbar, mit Ihrem Corporate Design versehbar und verwendbar.

Download des Pakets inkl. der Word-Datei hier (Abonnentment Professional-Besitzer haben freien Zugriff).

Außerdem haben wir hierzu einen WebCast aufgezeichnet. Dieser ist ansehbar über den skilll-deal 2011 oder separat im Shop.

Im VW-Konzern arbeiteten bereits 600 Beta-Tester produktiv mit Office 2010, im September 2010 sollen es 1.500 Office 2010-Nutzer geben. Im Oktober 2010 wird dann VW mit dem kompletten Rollout beginnen.

Dabei setzt VW auf die Kombination von Windows 7 und Office 2010. Dabei migriert VW bewusst von Windws XP und Office 2003 auf die neuesten Versionen von Microsoft.

Eine Umfrage des Marktforschers Experton Group  bei 150 Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen in Deutschland zur Frage: "Wie lange ist i.d.R. eine Office-Produktgeneration bei Ihnen im Einsatz?"  ergab folgendes Ergebnis:

Offizielle Systemanforderungen seitens Microsoft:

• 500-MHz-Prozessor
• 256 MB RAM
• 3,5 GB Festplattenspeicher
• Windows XP, Windows Vista oder Windows 7

Unsere beste Empfehlung:

• 2-4 GB Arbeitsspeicher
• Dual-Core-CPU
• Windows 7

Office 2010 64-Bit?

Office 2010 ist in 32-Bit- und 64-Bit-Editionen verfügbar. Spielen AddIns eine große Rolle, so sollten man zur 32-Bit-Version greifen. Die AddIns für Office 2010 64-Bit müssen auch 64-Bit sein. Wir selbst setzen Office 2010 64-Bit seit der beta ein auf Windows 7 64-Bit und haben keinerlei Probleme zu melden. Die Office 2010 Serverprodukte (SharePoint 2010) gibt es übrigens nur als 64-Bit-Variante.

Office 2010 unterstützt keine Parallelinstallationen von 64-Bit- und 32-Bit-Versionen von Office auf demselben Computer. Dies gilt auch für einzelne Anwendungen. Beispielsweise werden keine Parallelinstallationen der 32-Bit-Version von 2007 Office System mit der 64-Bit-Version von Office 2010 oder von der 64-Bit-Version von Microsoft SharePoint Workspace 2010 mit der 32-Bit-Version von Microsoft Excel 2010 unterstützt.

Um Office Web App nutzen zu können, müssen folgende Dinge beachtet werden:

• 32-Bit-Version von Internet Explorer
• Das ActiveX-Steuerelement zum Öffnen der Datei in die Office-Clientanwendung muss installiert sein und mit dem Browser laufen
• Office muss auf dem Clientcomputer installiert sein
• Die Ofice-Version muss neuer als Office 2003 sein

Office Web App auf mobilen Browsern wird unterstützt für folgende Mobile Browser:

• Internet Explorer on Windows Mobile 6.5 / 6.1 / 6 / 5
• Safari4 on iPhone 3G/S
• BlackBerry 4.x and later
• Nokia S60
• NetFront 3.4, 3.5, and later
• Opera Mobile 8.65 and later
• Openwave 6.2, 7.0, and later
• Apple iPad is supported for viewing Word and PowerPoint files