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Begriffsklärung

  • Document Management System DMS
    DMS-Systeme beinhalten i.d.R. Capture-Werkzeuge, um Papierdokumente automatisch einzuscannen, zu verschlagworten, Felder wie Rechnungsnummer durch Masken zu erkennen und in digitale Felder umzuwandeln sowie Archivierungsfunktionen auf WORM-Medien (elektronischer Posteingang oder Digitale Poststelle). Auch das Umgehen mit Metadaten, einer Such- und Versionierungsfunktionen und Workflows (bis hin zum Business Process Management BPM) ist Bestandteil einer DMS-Lösung.
  • Enterprise Content Management ECM
    ECM-Systeme fokussieren mehr auf die bereits in digitaler Form existierenden Informationen und stellen neben den DMS-Funktionalitäten Collaboration-Features in den Vordergrund. Es geht um das Managen von strukturierten als auch unstrukturierten Inhalten, also jeglicher Content im Enterprise, der gemanagt werden muss. Auch der ortsunabhängige gemeinsame Zugriff auf Informationen sowie virtuelle Räume ist Bestandteil von ECM-Lösungen.
  • Knowledge Management KM – Wissensmanagement – Informationssystem
    Im Gegensatz zu Business Intelligence, das sich mit rein strukturierten Daten befasst, werden beim KM die unstrukturierten Informationen zugänglich gemacht. Dazu gehören Volltextsuchen, Taxonomien, Wikis, Blogs etc.
  • Content Management System CMS
    Hier ist i.d. R. ein Web Content Management System gemeint also ein deckungsgleicher Begriff:
  • Web Content Management System WCM
    Hier handelt es sich um ECM-Systeme, die rein auf web-basiertem Content aufbauen. Aber auch Workflows, Versionierung, Taxonomien etc. müssen enthalten sein. Oft ist ein ECM auch mit WCM-Funktionen ausgestattet, so dass sich der Begriff Enterprise Content einfach nur auf Web-Inhalte ausweitet.

Strukturierte und Unstrukturierte Daten

Die meisten Informationen, die in digitaler Form in den IT-Systemen liegen, liegen leider nicht in strukturierter Form vor, also in Datenbanken mit ganz klaren Feldern über die Auswertungen gemacht werden können. IDC sagt, dass ca. 85 % aller Informationen in Textdateien, E-Mails oder Präsentationen gespeichert ist.

Das Problem ist nicht die Speicherung, sondern der Zugriff auf diese Daten. Bei strukturierten Daten können einfache Abfragen dazu führen, Kuchendiagramme oder Scorecards zu erhalten, über die klare Auswertungen gefahren werden, die wiederum zu fundierten Entscheidungen führen. Bei der Auswertung unstrukturierter Daten bleibt oft nur die Volltextsuche. Diese ist zwar wichtig, aber hilft lange nicht so gut, denn oft sind Ergebnisse fehlerhaft oder mangelbehaftet und nicht selten führen diese Auswertungen zu falschen Entscheidungen, eben weil die Grundlage der Informationen nicht klar zugänglich ist.

Ein zweiter Schwierigkeitsgrad ist die Automatisierung von unstrukturierten Informationen. Formulardaten lassen sich abfragen und in Workflows weiterverarbeiten. Je unstrukturierter Content ist, desto niedriger ist der Automatisierungsgrad. Viele Unternehmen haben auch ihre Papierbasierenden Prozesse noch gar nicht standardisiert. Daher wird hier eine ECM-Lösung nicht nur Vorteile bringen, was die zentrale Ablage und Collaboration-Funktionalität anbelangt, sondern sie liefert die Chance, die Organisationsprozesse eines Unternehmens neu in Angriff zu nehmen und zu verbessern.

Daher sollte ein ECM-Projekt beim Kunden auch nicht in kürzester Zeit komplett umgesetzt werden, sondern mit langfristigen Zielen peu á peu implementiert und dann erweitertet werden. Dies hilft auch den Mitarbeitern, sich a) auf eine neue Software und b) auf neue Prozesse umzustellen und nicht sofort mit zu viel Neuem überfordert zu sein.

Die Datenflut wächst und wächst. Die Analysten von IDC taxierten das Volumen digitaler Dokumente im Jahr 2009 auf weltweit 800.000 Petabyte (1 PB = 1 Mio.GB).

Im Jahr 2010 sollen es dann bereits 1,2 Millionen PB, also 1,2 Zetabyte, gewesen sein und in den kommenden Jahren soll das Volumen auf 35 ZB anwachsen….

Dabei sind die meisten Informationen in nur schwer auswertbaren Dokumenten, Präsentationen, E-Mailsystemen oder Archivsystemen enthalten.

Die Herausforderung ist also, allen Content im Unternehmen zu verwalten und zu verwerten (Enterprise Content Management ECM.

Notwendigkeit eines Enterprise Content Management Systems

Um nun den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, nicht nur mit Excel Scorecards über die aktuellen Umsatzzahlen zu erhalten, sondern jederzeit und überall Zugriff auf wichtige, unstrukturierte Informationen zu erhalten, mit diesen abteilungsübergreifend zusammenarbeiten zu können und BI-Auswertungsmittel auch für diesen Content zu haben, muss die IT ein über alle Fachabteilungen hinweg greifendes System bereitstellen, dass leicht anpassbar, erweiterbar und einfach zu bedienen ist. Das ein Fachadministrationskonzept erlaubt und einzelnen Mitarbeitern Rechte gibt, ihre eigenen Anforderungen auch selbst umzusetzen und damit eine schnelle Lösungsbereitstellung erlaubt.

Das Enterprise Content Management System sollte nicht nur die Ablage von Dokumenten zum Ziel haben, sondern die Verbesserung der Organisationsprozesse. Es ist das Informationsrückgrat eines Unternehmens. Daher lässt sich die Return-on-Investment-Argumentation bei ECM-Systemen nur schwer verifizieren.
Microsoft Consulting Services stellt die These auf, dass jede manuelle Interaktion innerhalb eines Prozessablaufs, also jeder Medienbruch, der eingespart werden kann, 20 % der Gesamtkosten des Prozesses spart…

Schnittstellen müssen die Integration von existierenden Datensilos erlauben, so dass z.B. eine Volltextsuche nicht nur im ECM-System selbst wirkt, sondern alte Dateiserver und existierende Archivsysteme mit integriert. Daher muss das ECM-System auch die Integration von Workflows erlauben, die sogar Systemübergreifend möglich sind (Enterprise Application Integration oder Business Process Management)

Archivierung

In den meisten DMS-Systemen sind gesetzeskonforme also revisions- oder rechtssichere Archivierungsfunktionen enthalten.

Die Frage, die sich hier nur meist stellt ist, was bedeutet gesetzeskonform/rechtssicher/revisionssicher/

Die Strafen für eine Missachtung dieser gesetzlichen Anforderungen im Unternehmen sind dagegen klar und können bei bis zu 250.000 € liegen.

Das Recht der Steuerprüfer beschränkt sich auf „steuerlich relevante“ Daten. Daher müssen diese auch klar abgegrenzt von nicht steuerrelevanten Daten sein. Auch dies hat nicht wirklich etwas mit Software sondern viel mehr mit Unternehmensprozessen zu tun und sollte daher ein Thema sein, das zunächst mit dem Steuerberater und erst dann mit der IT geklärt wird.

Der Zugriff auf die Daten muss eine „maschinelle Auswertbarkeit“ erlauben. Ob diese Daten aber auf WORM-Medien gehalten werden müssen oder ob .PDFs bzw. .TIFFs oder auch einfach eine Ablage in einem ECM-System genügen, das eine Verfolgung, wer an dem Dokument etwas geändert hat respektive nicht geändert hat (was SharePoint erlaubt!), sind widersprüchlich und da wir hier keine rechtsverbindlichen Aussagen machen möchten, verweisen wir auf entsprechende Anwälte oder Steuerberater…

Enterprise 2.0

Web 2.0 mit seinen Social Media Werkzeugen im Unternehmenseinsatz, das nennt sich heute Enterprise 2.0.

Die Idee ist, allen Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand zu geben, die ihnen erlauben, ihre Wissen, ihre Ideen, aber auch ihre Kritik frei zu äußern und in zentralen Containern zu verewigen.

Blogs, Wikis, Communities, Bewertungen, Kommentare, Diskussionsforen, Ideenbretter, Chat-Integration …

Dabei spielt die Qualität der Inhalte eine große Rolle und das wiederum hat nichts mit den Möglichkeiten der Software zu tun, sondern liegt im wesentlichen in der Verantwortung der Mitarbeiter und Organisationsprozesse.

Die Software muss aber den Mitarbeiter unterstützen, die Informationen aus- und bewertbar zu machen, dabei einfach zu bedienen sein und einen Austausch auf Metaebene zwischen den Mitarbeitern ermöglichen: Den informellen Austausch auf elektronische Medien verlagern und damit auch Dritten zugänglich zu machen.

Verschlagwortung, Taxonomie, Semantische Verknüpfung, Expertenfinder, Fähigkeiten, Zuständigkeiten, Skill-Suche sind dabei Begriffe, die in Zielen definiert und umgesetzt werden müssen. Die Informations- und Kommunikationstechnologien sind meist nicht der kritische Erfolgsfaktor für Wissensmanagement.  Eher kritisch ist die Unternehmensführung und ihre Bereitschaft, Wissensmanagement zu leben. IT ist auch hier nur ein Hilfsmittel, Wissensmanagement zu ermöglichen. Tatsächlich findet es im Kopf der Mitarbeiter statt.

Dies erfordert den Mut, vom Zuständigkeitsgrad einer Person abzurücken und die Intelligenz der Masse zu in den Mittelpunkt zu setzen. Damit aus Informationen Wissen wird, muss ein Mensch auswählen, vergleichen, interpretieren, verknüpfen, und bewerten.

Michael Polanyi (ungarisch-britischer Chemiker und Philosoph) prägte die beiden Begriffe im Jahre 1966

  • Explizites Wissen (explicit knowledge)
    Bewusstes Verfügen über Informationen, die wir auch formulieren können.
  • Stilles Wissen (tacit knowledge)
    Handeln, „Können“, Intuition, Routine. Schwer zu formulieren und damit nur schwer weiterzugeben oder in Texten zu erfassen.

Naheliegend ist also, dass Digitale Informationssysteme nur explizites Wissen aufnehmen können. Das, was aber viel wertvoller ist, ist die Menge an stillem Wissen. Wie kann dieses nun vermittelt werden?

Dazu gehören das Erzählen von Geschichten, Anekdoten, das Zeigen von Bildern, Filmen, also immer das Weitergeben von Erfahrungen (Fehler, Erfolge, Diskussionen, Tratsch, zwanglose Expertenrunden) anbelangt. Auch die informelle Art, dieses Wissen weitergeben zu können ist wichtig. Enterprise 2.0 soll hier einen Ansatz geben, unstrukturiert (Blogs, Wikis, Chat) zum Austausch von Wissen beizutragen.

Schatten-IT

In vielen Fachabteilungen hat sich aufgrund dringender Anforderungen an solche Systeme sehr oft eine Schatten-IT gebildet. Dh. „unter dem Tisch“ steht eine kleine Softwarelösung, die den Mitarbeitern einer Abteilung oder eines Projektes die Zusammenarbeit ermöglicht. Oft sind das vom Praktikanten mal schnell entwickelte CMS-Lösungen (oft auf Basis von OpenSource-PHP/MySQL-Anwendungen, die noch nicht mal einen Server benötigen, sondern auf Client-Systemen oder irgendwo im Internet liegen können).

Dies führt nicht nur zu einem Kontrollverlust in der IT-Abteilung, sondern ist nicht abteilungsübergreifend einsetzbar. Hier entstehen enorme Kosten durch unproduktive Prozesse und auch Sicherheitsbedenken spielen eine Rolle. Die IT muss hier ein System bieten, dass abteilungsübergreifend eine einfache Umsetzung von den aus den Fachabteilungen geforderten Lösungen erlaubt.

Geändert am: 26. August 2016 von Carola Pantenburg