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Effiziente Prozesse über alle Geschäftsbereiche und Hierarchiestufen hinweg gehören zu den Erfolgsfaktoren in Unternehmen. Viel zu wenige Unternehmen nutzen aber die Möglichkeiten, mehr als einen Urlaubsantrag per Workflow abzubilden. Hier liegt ein großes Dienstleistungs- und Customizing Potenzial. Das setzt aber nicht nur eigene technische Kenntnisse voraus, sondern erfordert auch Prozess-Know-how, beispielsweise Branchenkenntnisse, Firmenablaufanalysen und Erfahrung mit Serviceorientiertheit.

Prozessmanagement ist ein vielschichtiges Thema. Beginnend von einfachen Freigabe-Workflows bis hin zum Thema Service-orientierte Architekturen (SOA) oder Business Process Management (BPM).

Da dieses Thema verschiedene Microsoft Produkte umfasst, widmen wir dem Thema eine eigene Seite.

Wo liegen die Herausforderungen für Kunden

Jeder Geschäftsprozess ist ein Ablauf von einzelnen zusammenhängenden/aufeinander aufbauenden Arbeitsschritten. Viele Hersteller sprechen von einer Automatisierung und sogar Optimierung der Geschäftsprozesse.

Zunächst liegt aber die Herausforderung darin, die internen Arbeitsläufe überhaupt erstmal zu standardisieren und dann zu automatisieren und dann lassen sie sich optimieren.

So gibt es Unternehmen, deren Prozesse schon vor Jahren über Durchschlagspapiere in diversen Farben abgewickelt wurden – perfekt, um solche Prozesse in der IT abzubilden. Viele Unternehmen haben ihre Abläufe aber noch nicht einmal definiert, geschweige denn automatisiert. Viele Kunden wissen, dass zuerst die Rechnung und dann die Mahnung kommt, aber oft hört es da schon auf mit „Standardisierung“.
Auch informelle Prozesse stellen eine große Herausforderung dar. Hier wird oft per E-Mail eine Freigabe eingeholt. Dies lässt sich schwer oder gar nicht nachvollziehen und auch nicht auswerten.  Denn zu einem guten Prozessablauf gehört auch ein gutes Prozessmanagement.

Prozessmanagement

Nicht nur das Abwickeln von Aufgaben gehört zum Thema Geschäftsprozesse optimieren. Es geht schließlich auch darum, hier Auswertungen über die Prozesse hinweg fahren zu können, um selbige zu verbessern. Es geht zum einen um die Effizienz und Effektivität aber gleichzeitig auch darum, Fehler zu vermeiden und Zeiten zu verkürzen.

Jede menschliche Interaktion, die einem Menschen ein Abtippen oder ein Copy&Paste abverlangt, stellt einen Medienbruch dar.

Solche Medienbrüche sind kostenintensiv. Und zwar nicht, weil sie länger dauern (das aber evtl. auch), sondern weil sie fehlerbehaftet sind. In der Produktion arbeitet man heute mit Verfahren wie SixSigma, um die „Ausschussware“, also die Fehler zu eliminieren oder zumindest zu senken. Diese Verfahren finden langsam in der IT Platz.

Um solche Medienbrüche analysieren zu können und auch die Kosten dazu berechnen zu können, müssen Prozessabläufe auswertbar gemacht werden.

Dabei tauchen Fragen auf wie:

  • Wie lange hat ein Prozess gedauert?
  • Wo waren Stopps mit besonderer Dauer?
  • Was lässt sich in der Prozesskette optimieren?

Ein Workflow-System muss also die Fähigkeit besitzen, den Workflow auch überwachen zu können.

Was sind Workflows?

Mit Workflows können Interaktionen zwischen den an einem Prozess beteiligten Personen automatisiert werden, um die Funktion dieses Prozesses zu verbessern, seine Effizienz zu erhöhen und die Fehlerrate zu senken.

Grundsätzlich besteht ein Workflow aus zwei Teilen: den Formularen, die ein Workflow für die Interaktion mit seinen Benutzern verwendet, und der Logik, die das Verhalten des Workflows definiert.

Ein Workflow ähnelt in vielerlei Hinsicht einem Flussdiagramm. Daher ist es sinnvoll, ein grafisches Tool bereitzustellen, mit dem Entwickler die Aktionen eines Workflows angeben können.

Viele Geschäftsprozesse erfordern die aktive Teilnahme von Information Workern, um Aufgaben abzuschließen, die zu Entscheidungen von Arbeitsgruppen oder Projektergebnissen beitragen. Sie unterliegen einer bestimmten Ablaufreihenfolge, in der Informationen und Dokumente weiter- oder und freigegeben werden.

Für viele Geschäftsprozesse müssen Daten gesammelt werden, und der Erfolg jedes Geschäftsprozesses hängt von der Qualität und Integrität dieser Daten ab. Hier müssen einfach zu erstellende Formulare erlaubt sein, die in den Workflow integriert werden können.

Damit ein Workflow effektiv sein kann, muss er in die an den Arbeitsplätzen jeden Tag verwendeten vertrauten Tools und Anwendungen integriert werden, sodass er Teil der täglichen Arbeitsabläufe von Information Workern wird. Am elektronischen Arbeitsplatz gehört dazu die Integration mit E-Mail, Kalendern, Aufgabenlisten und Websites für die Zusammenarbeit.

Typische Workflows

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Geschäftsprozesse, die mit Workflows vereinfacht werden können:

  • Vertragsgenehmigung: Leiten eines Vertragsentwurfs an die Mitglieder einer Organisation, die den Vertrag genehmigen oder ablehnen müssen.
  • Spesenabrechnungen: Verwalten der Übermittlung einer Spesenabrechnung sowie der zugehörigen Belege, Überprüfen der Abrechnung, Genehmigen der Abrechnung und Erstatten der Auslagen des Antragstellers.
  • Technischer Support: Abwickeln von technischen Supportvorgängen von der Anfrage eines Kunden über die Untersuchung durch einen Supportmitarbeiter und die Weiterleitung an Fachexperten bis hin zur Lösung und Dokumentation in einer Wissensdatenbank.
  • Personalplanung: Verwalten des Einstellungsprozesses für neue Mitarbeiter. Dazu gehören die Planung und Überwachung von Terminen für Vorstellungsgespräche, die Dokumentation des Gesprächsergebnisses sowie eine Weiterleitung an die entsprechenden Entscheidungsträger zur Erleichterung der Entscheidung darüber, ob eine Einstellung erfolgen soll.
  • Inhaltsveröffentlichung: Verwalten der Genehmigung für die Veröffentlichung von Inhalten auf der Internetwebsite eines Unternehmens.
  • Genehmigung: Ein allgemeiner Aspekt von auf den Menschen ausgerichteten Geschäftsprozessen ist die Notwendigkeit der Genehmigung durch mehrere Beteiligte. Was genehmigt wird, kann stark variieren und von einem Microsoft Word-Dokument mit dem Marketingplan für das nächste Jahr bis hin zu einer Spesenabrechnung für die Reise zu einer Konferenz reichen. In jedem Fall müssen bestimmte Personen die Angaben überprüfen, eventuell Kommentare hinzufügen und anschließend die Angaben genehmigen oder ablehnen.
  • Koordinieren von Gruppenaufgaben: Bei vielen Prozessen müssen Personen auf organisierte Weise zusammenarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um das Vorbereiten eines Angebots für eine Ausschreibung, das Übersetzen eines Dokuments in eine oder mehrere Sprachen oder eine andere Aufgabe handelt. Durch das Definieren der Schritte des Prozesses in einem automatisierten Workflow kann die Gruppe effizienter arbeiten, und der Prozess selbst ist vorhersehbarer.
  • Problemverfolgung: Bei vielen Geschäftsprozesse wird eine Liste der ausstehenden Probleme generiert. Mithilfe eines automatisierten Workflows lassen sich diese Liste verwalten, Probleme den entsprechenden Personen zur Behebung zuweisen sowie den Status der Problemlösung nachverfolgen.

Und hier noch ein paar Beispiele für die Unternehmenslösungen und -anwendungen, in denen Formulare verwendet werden:

  • Bei formulargesteuerten Anwendungen werden zunächst mithilfe eines Formulars Daten gesammelt und Funktionen zum Verarbeiten der Daten und zum Erstellen von Berichten hinzugefügt. Beispiele hierfür sind eine Helpdeskwebsite, eine Beschaffungsstelle oder ein Mitarbeitereinstellungsbüro für eine Personalabteilung.
  • Dokumentworkflowanwendungen: Durch Hinzufügen von Formularen zu Workflows können zu vordefinierten Zeiten im Lebenszyklus eines Workflows Informationen von den Benutzern gesammelt werden. Benutzer interagieren mit den Aufgaben für diesen Workflow. Beispiele hierfür sind die Genehmigung von Verträgen, die Prüfung von technischen Spezifikationen oder die Bearbeitung juristischer Dokumente.
  • Bei Geschäftsdatenanwendungen werden zunächst Daten aus einem externen System in SharePoint Server über Business Connectivity Services verfügbar gemacht. Auf die Daten in den externen Systemen kann in SharePoint Server über externe Listen zugegriffen werden, und sie können mithilfe von InfoPath-Formularen hinzugefügt, angezeigt, aktualisiert und gelöscht werden. Beispiele hierfür sind das Kundenbeziehungsmanagement und die Unternehmensressourcenplanung.
  • Ad-hoc-Geschäftsprozesse können mithilfe von SharePoint-Listen verwaltet werden. Die zum Erstellen, Lesen und Aktualisieren von Elementen in diesen Listen verwendeten Formulare können mit InfoPath 2010 angepasst werden. Beispiele hierfür sind einfache Problemverfolgungs- oder Aufgabenlisten.
  • Für Dokumentinformationsbereiche werden InfoPath-Formulare zum Anzeigen von Dokumentmetadaten in einer das Microsoft Office System-Clientanwendung verwendet.

Windows Workflow Foundation 3.5

Die Logik eines Workflows wird auf der Grundlage der Windows Workflow Foundation (WF) als Gruppe von Aktivitäten definiert.

Die Windows Workflow Foundation 3.5 ist Bestandteil des .NET Frameworks und wird hierüber installiert. die WF ist der Lego-Baustein, der im Hintergrund zur Ausführung von Workflows dient. Die Oberfläche zum Erstellen des Ablaufplanes eines Workflows kann dabei variieren:

  • Softwareentwickler können das Feature Workflow-Designer von Windows Workflow Foundation verwenden. Dieses Tool wird innerhalb von Visual Studio 2010 Professional Edition ausgeführt und stellt eine grafische Umgebung für das Anordnen von Aktivitäten in Workflows bereit.
  • Information Worker, eine technisch weniger versierte Gruppe von Benutzern, können in Microsoft SharePoint Designer 2010 Workflows erstellen, ohne Code schreiben zu müssen.
  • Zum Erstellen der Formulare verwendet ein Workflowautor auch gerne Microsoft InfoPath anstelle von ASPX-Formularen
  • Workflows, die Anwendungsübergreifende Logik bedingen, müssen über eine Middleware oder auch einen Applikationsserver angekoppelt werden, das wäre dann der BizTalk Server

Technisch gesehen

Ein wichtiger Unterschied bei Workflows besteht zwischen einem deklarativen Workflow, wie z.B. den mithilfe von Microsoft SharePoint Designer 2010 erstellten Workflows, und einem kompilierten Workflow, wie z.B. den mithilfe von Visual Studio 2010 erstellten Workflows.

Ein deklarativer Workflow ist ein Workflow, der aus Bedingungen und Aktionen erstellt wird, die zu Regeln und Schritten zusammengestellt werden, und der ohne Schreiben von Code die Parameter für den Workflow festlegt.

Ein kompilierter Workflow kann wie deklarative Workflows auch aus Bedingungen und Aktionen erstellt werden, ohne dass der Workflowautor Code schreibt. Der Workflowautor kann aber dem Workflow auch benutzerdefinierten Code hinzufügen.

Unabhängig davon, ob ein Workflowautor einem codebasierten Workflow benutzerdefinierten Code hinzufügt, ist der wichtigste Unterschied die Art und Weise, wie deklarative und kompilierte Workflows auf dem Server ausgeführt werden.

Ein kompilierter Workflow wird auf einem Server mit SharePoint Server 2010 als vorkompilierte DLL-Datei gespeichert, während ein deklarativer Workflow auf einem Server mit SharePoint Server 2010 als XOML-Datei (Extensible Object Markup Language) bereitgestellt wird und jedes Mal in der Inhaltsdatenbank kompiliert wird, wenn eine Instanz des Workflows gestartet wird.

Natürlich lassen sich durch die codebasierte Variante wesentlich komplexere Prozesse abbilden als in Dialogfenstern und Assistenten abfragbar ist. Hierin liegt ein sehr großes Customizing-Potenzial.

Software für Business Process Management BPM

Viele Analysten unterscheiden BPMA und BPMS. BPMA steht für Business Process Modeling and Analysis und BPMS für Business Process Management System.

BPMA beschäftigt sich vornehmlich mit dem organisatorischen Ablauf von Prozessen: die Dokumentation, Kennzahlenüberwachung, Controlling und Analyse von Schwachstellen, ggf. Simulationen und was-wäre-wenn-Szenarien.

BPMS dagegen konzentriert sich auf das technische Prozessmodell: Zuweisung von Aufgaben (Human Workflow), Integration von Systemen, die über Schnittstellen lose gekoppelt werden (Service-orientierte Architekturen SOA).
Es macht Sinn beides zu verbinden.

Die Business Process Modeling Notation BPMN (OMG Spezifikation Version 2.0) ist dabei der einheitliche Standard einer Spezifikationssprache für die Modellierung als auch für die Ausführung der Prozesse. Bislang gab es den Standard Business Process Execution Level BPEL, der von BPMN abgelöst wird. BPMN definiert z.B. über ein Metamodell mit einer Sprachsyntax wie die grafische Darstellung standardisiert ist und mit XML ausgedrückt werden kann.

Business Activity Monitoring BAM ist nun noch die Webmethode, über eingeführte Messpunkte Zwischenkontrollen zu integrieren.

Software für Business Process Management wird nun unterschieden, ob sie sich auf BPMA oder BPMS konzentriert, oder beides kann. Ob BAM möglich ist und die Integration via BPMN erfolgt.

Microsoft bietet mit den folgenden Produkten einen immer tiefer gehenden Ansatz der Umsetzung exakt dieser Anforderungen.

Interessante Infos, wenn Sie tiefer eintauchen möchten bietet das Website-Forum www.bpm-netzwerk.de mit rund 3.000 Mitgliedern und ca. 7.000 Nutzern.

Workflows in SharePoint

Der Umfang der Interaktionen zwischen Personen bei einem Geschäftsprozess kann die Geschwindigkeit und die Qualität von Entscheidungen beeinträchtigen. Mithilfe von Software, durch die dieser „menschliche Workflow“ (Human Workflow) vereinfacht und verwaltet wird, können die Interaktionen zwischen den an einem Prozess beteiligten Gruppen automatisiert werden. Diese Automatisierung führt zu einer Beschleunigung der Interaktionen, einer Verbesserung ihrer allgemeinen Effektivität und oft einer Reduktion von Fehlern.

Sie können Geschäftsprozesse mithilfe von Flussdiagrammen wie z. B. den mithilfe von Microsoft Visio 2010 erstellten Flussdiagrammen modellieren und Geschäftsprozesse mithilfe von Workflowterminologie darstellen. Geschäftsprozesse wie beispielsweise die Dokumentgenehmigung können durch Zuordnen eines Workflows zu Daten in SharePoint Server 2010 automatisiert werden. Beispielsweise kann mithilfe eines Workflows ein Dokument zur Überprüfung weitergeleitet werden, ein Problem durch die verschiedenen Phasen der Lösung nachverfolgt werden oder ein Vertrag durch einen Genehmigungsprozess geleitet werden.

In SharePoint 2010 existierende folgende Workflows out-of-the-box und lassen sich anpassen:

  • Feedback sammeln:Leitet ein Dokument oder Element zum Feedback an eine Gruppe von Personen weiter. Die Bearbeiter können Feedback geben, das dann zusammengestellt und an die Person gesendet wird, die den Workflow initiiert hat. Standardmäßig ist der Workflow Feedback sammeln dem Inhaltstyp Dokument zugeordnet und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar.
  • Genehmigung: Leitet ein Dokument oder Element zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiter. Standardmäßig ist der Workflow Genehmigung dem Inhaltstyp Dokument zugeordnet und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar. Eine Version des Workflows Genehmigung ist außerdem standardmäßig der Bibliothek für Seiten auf einer Veröffentlichungswebsite zugeordnet und kann zum Verwalten des Genehmigungsprozesses für die Veröffentlichung von Webseiten verwendet werden (Web Content Management).
    Beim Workflow Genehmigung handelt es sich um ein phasenweises Genehmigungsmodell (d.h. die erste Gruppe der genehmigenden Personen kann den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess durchlaufen, dann die nächste Gruppe usw.). Für jede Phase bzw. jede Gruppe der genehmigenden Personen kann ein eigenes Verhalten gelten. Beispielsweise können Mitglieder der ersten Gruppe der genehmigenden Personen die Überprüfung in serieller Genehmigungsreihenfolge (einer nach dem anderen) ausführen, Mitglieder der zweiten Gruppe können die Überprüfung parallel ausführen (Bearbeiter können in beliebiger Reihenfolge Feedback geben).
  • Dispositionsgenehmigung: Verwaltet den Ablauf und die Beibehaltung von Dokumenten, indem die Teilnehmer entscheiden können, ob abgelaufene Dokumente beibehalten oder gelöscht werden sollen. Der Workflow Dispositionsgenehmigung unterstützt Datensatzverwaltungsprozesse und ist in erster Linie für die Verwendung auf Datenarchiv-Websites gedacht.
  • Signaturen sammeln: Leitet ein Dokument an eine Gruppe von Personen weiter, um deren digitale Signaturen zu sammeln. Dieser Workflow muss in Anwendungen in den Suites 2007 Microsoft Office System und Microsoft Office 2010 wie beispielsweise Microsoft Word gestartet werden. Die Teilnehmer müssen die Signaturaufgaben ausführen, indem sie ihre digitale Signatur im jeweiligen Clientprogramm dem Dokument hinzufügen. Standardmäßig ist der Workflow Signaturen sammeln dem Inhaltstyp Dokument zugeordnet und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar. Der Workflow Signaturen sammeln wird jedoch nur dann für ein Dokument in der Dokumentbibliothek angezeigt, wenn das Dokument mindestens eine Microsoft Office-Signaturzeile enthält.
  • Drei Status: Soll den Status eines Listenelements über drei Status (Phasen) hinweg nachverfolgen. Kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, bei denen Organisationen eine große Menge von Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen, beispielsweise Kundensupportprobleme, Vertriebskontakte oder Projektaufgaben.
    Der Workflow Drei Status heißt so, da damit der Status eines Problems oder Elements über drei Status hinweg und über zwei Übergänge zwischen den Status nachverfolgt wird. Wenn z.B. ein Workflow für ein Problem in einer Problemliste initiiert wird, wird in SharePoint Server 2010 eine Aufgabe für den zugewiesenen Benutzer erstellt. Wenn der Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat, ändert der Workflow seinen Status vom ursprünglichen Zustand (Aktiv) in den zwischenzeitlichen Zustand (Gelöst), und es wird eine Aufgabe für den zugewiesenen Benutzer erstellt. Wenn der Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat, ändert der Workflow seinen Status vom zwischenzeitlichen Zustand (Gelöst) in den Endzustand (Geschlossen), und es wird eine weitere Aufgabe für den Benutzer erstellt, dem der Workflow zu diesem Zeitpunkt zugewiesen ist. Beachten Sie, dass dieser Workflow nur für Listen unterstützt wird, jedoch nicht für Bibliotheken.
  • Übersetzungsverwaltung: Verwaltet die manuelle Dokumentübersetzung, indem Kopien des zu übersetzenden Dokuments erstellt und Übersetzungsaufgaben Übersetzern zugewiesen werden. Dieser Workflow ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.
  • Problemverfolgung: Leitet ein Problem zur Lösung an Teammitglieder weiter. Dem Benutzer wird eine Webseite angezeigt, auf der neue Probleme eingegeben werden können, beispielsweise Kundenbeschwerden. Während das Problem die verschiedenen Workflowstatus durchläuft, wird die Webseite des Benutzers geändert, sodass die entsprechenden Ereignisse angezeigt werden. Beispielsweise wird eine Webseite geschlossen, wenn das entsprechende Problem gelöst wurde.

Workflow-Ablauf

Wenn ein Workflow gestartet wird, wird automatisch eine neue Spalte mit dem Namen des Workflows erstellt, der Wert auf ausstehend gesetzt und eine Aufgabe für den zugewiesenen Benutzer erstellt und in einer SharePoint-Aufgabenliste eingetragen. Optional, aber natürlich sehr sinnvoll ist es, den SharePoint mit dem E-Mail-System zu verbinden, so dass der Benutzer auch per E-Mail über die neue Aufgabe informiert wird. Wenn der Benutzer dann die Aufgabe abgeschlossen hat, ändert der Workflow seinen Status auf abgeschlossen, die Aufgabe erledigt, der Wert der Wokflow-Spalte auf abgeschlossen.

Während der Workflow ausgeführt wird, können der Workflowbesitzer oder die Workflowteilnehmer auf der Seite Workflowstatus den Fortschritt überprüfen. Wenn die Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben, wird der Workflow beendet, und der Workflowbesitzer wird automatisch benachrichtigt, dass der Workflow beendet ist.

Da dem SharePoint Server ein SQL Server zu Grunde liegt, werden alle Schritte festgehalten und erlauben Auswertungen (Siehe Prozessmanagement).

Wenn die Möglichkeiten, Workflows zu erstellen mit den out-of-the-box Funktionen des SharePoint nicht ausreichen, kann der SharePoint Designer verwendet werden. Außerdem Visio oder auch Visual Studio. Und die Visio Services ermöglichen die Visualisierung innerhalb von SharePoint.

SharePoint Designer

Microsoft SharePoint Designer 2010 ist eine separate Anwendung, die als kostenloser Download zur Verfügung steht.

Mit SharePoint Designer 2010 lässt sich eine Anwendungslogik (die als Workflow implementiert wird) zu SharePoint-Websites hinzufügen, so dass SharePoint-Websites um eine Geschäftslogik erweitert werden, die Entwicklung (no code) komplexer Anwendungen erlaubt.

Da SharePoint Designer für Information Worker statt für Entwickler vorgesehen ist und einfachere Szenarien bevorzugt, wird statt eines grafischen Ansatzes ein regelbasierter Ansatz (Wenn-dann-sonst) verwendet. Es handelt sich dabei um etwas Ähnliches wie den Regel-Assistenten in Microsoft Outlook, ein Tool, das vielen Benutzern vertraut ist.

Mit SharePoint Designer erstellte Workflows können aber auch benutzerdefinierte Formulare anzeigen. Workflowautoren müssen ASPX-Seiten nicht direkt erstellen, das Tool generiert diese Seiten für sie. Der Autor gibt nur die Details zum Aussehen des gewünschten Formulars an, beispielsweise welche Felder diese enthalten sollen.

SharePoint Designer ermöglicht auch das Importieren von Workflows, die mit Microsoft Visio 2010 erstellt wurden.

HINWEIS: SharePoint Designer wird nicht weiterentwickelt. Die Version 2013 bleibt bei Office 365 Abos bestehen und kann separat im Software-Portal von Office 365 oder hier heruntergeladen werden: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=48734. Der Nachfolger ist Microsoft Flow (siehe unten).

Sicherheitsargument

Mit SharePoint Designer erstellte Workflows können nur Aktivitäten aus einer administratorgesteuerten Liste verwenden. Der Administrator einer Website kann entscheiden, ob er neben den von SharePoint Server bereitgestellten Aktivitäten von einem Entwickler erstellte benutzerdefinierte Aktivitäten (Code) in diese Liste aufnehmen möchte. Da ein SharePoint-Administrator genau definieren kann, welche Aufgaben Workflows ausführen dürfen, kann er sicherer sein, dass die Bereitstellung von Logik, die mit SharePoint Designer erstellt wurde, das System nicht destabilisiert.

InfoPath Forms Services in SharePoint

Mit InfoPath Forms Services in Microsoft SharePoint Server können Formulare im Webbrowser gerendert werden. Diese Anwendung ist als Enterprise-Feature von SharePoint Server 2010 verfügbar. Farmadministratoren konfigurieren Einstellungen für InfoPath Forms Services auf der Website für die SharePoint-Zentraladministration

Viele Kunden setzen derzeit sogar noch Office 97 ein, da sie damals mit Word-Basic Makros und Formulare programmiert haben. Seit Office 2000 gibt es kein Word-Basic mehr (sondern Visual Basic, bzw. Visual Basic for Applications VBA) und Kunden müssen ihre Anpassungen neu erstellen. Hier liegt ein großes Potenzial für den Umstieg auf eine aktuelle Office-Version und SharePoint: Formulare einfach schnell neu erstellen!

In mit Microsoft SharePoint Server erstellten Workflows können mit InfoPath erstellte Formulare verwendet werden.

Eine Formularbibliothek ist eine SharePoint-Dokumentbibliothek, die ein InfoPath-Formular als Standardinhaltstyp verwendet. Neue Formulare werden durch Klicken auf die Schaltfläche Neu in der Formularbibliothek erstellt, und einzelne Formular, die von Benutzern ausgefüllt werden, werden als XML-Dateien in der Bibliothek gespeichert.

InfoPath-Komponenten

InfoPath ist eine Office-System-Clientanwendung und besteht aus den folgenden beiden Hauptkomponenten:

  • Mit Microsoft InfoPath Designer werden Formularvorlagen erstellt. Formularvorlagen definieren die Datenstruktur, das Erscheinungsbild sowie das Verhalten eines Formulars. Nach Abschluss des Entwurfsvorgangs wird die Formularvorlage von den Formulardesignern in SharePoint Server veröffentlicht, damit die Benutzer mit dem Ausfüllen von Formularen anhand dieser Vorlage beginnen können.
  • Mit Microsoft InfoPath Filler werden Formulare ausgefüllt, die auf in SharePoint Designer erstellten Formularvorlagen basieren.

Wenn Sie InfoPath-Formulare zu Workflows hinzufügen, können Sie zu vordefinierten Zeitpunkten innerhalb des Workflows Informationen von Benutzern abrufen, und die Benutzer können mit den Aufgaben des Workflows interagieren. Beispiele hierfür sind das Bestätigen von Verträgen, die Prüfung technischer Spezifikationen oder die Verarbeitung juristischer Dokumente.

Browserformulare können in einem Webbrowser ausgefüllt werden, reine Filler-Formulare dagegen nur in InfoPath Filler .

Der wichtigste Vorteil von Browserformularen ist, dass Benutzer zum Ausfüllen der Formulare nicht InfoPath 2010 auf ihren Computern installiert haben müssen. Diese Formulare können im Browser ausgefüllt werden. Sie benötigen InfoPath Forms Services zum Veröffentlichen von Browserformularen in SharePoint Server und zum Rendern im Browser. Sie sollten jedoch unbedingt beachten, dass bestimmte Funktionen und Steuerelemente in Webbrowserformularen nicht unterstützt werden. Dies ist der häufigste Grund für das Erstellen eines reinen Filler-Formulars.

HINWEIS: InfoPath wird nicht weiterentwickelt. Die Version 2013 bleibt bei Office 365 Abos bestehen und kann separat im Software-Portal von Office 365 oder hier heruntergeladen werden: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=48734 Der Nachfolger ist Microsoft Flow (siehe unten).

  • SharePoint Server 2016 will include an ongoing capability to host InfoPath Forms Services.
  • InfoPath Forms Services on SharePoint 2016 will be supported for the duration of SharePoint 2016’s support lifecycle.
  • InfoPath Forms Services on Office 365 will continue to be supported.
  • SharePoint Designer is not being re-released with SharePoint Server 2016, although we will continue to support custom workflows built with SharePoint Designer and hosted on SharePoint Server 2016 and Office 365.
  • Support for InfoPath 2013 and SharePoint Designer 2013 will match the support lifecycle for SharePoint Server 2016, running until 2026.

Visio

Microsoft Visio Premium 2010 umfasst die neue Vorlage „Microsoft SharePoint-Workflow“. Mit dieser Vorlage können Sie einen SharePoint-Workflow in Visio erstellen und dann in SharePoint Designer 2010, in Visual Studio 2010 oder in eine SharePoint-
Lösungspaketdatei (WSP-Datei) exportieren.

Visio Services in SharePoint

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Visual Studio

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BizTalk Server

Der BizTalk Server 2010 (BTS) ist die aktuelle Version eines hochspannenden Microsoft Produktes. Unter vielen Begriffen wie Middleware, EAI, BPM und auch SOA ist der BTS als Lösung einzuordnen.

Orchestrierung von Geschäftsprozessen

Die Automatisierung von Prozessen über Workflows haben wir ja oben bereits in vieler Hinsicht besprochen. Wenn ein Workflow nun aber zwischen verschiedenen Anwendungen stattfinden soll, wird eine Software benötigt, die Applikationsübergreifend (Enterprise Application Integration EAI) über definierte Schnittstellen Daten austauschen kann. Es gibt viele Schnittstellen, die der Markt derzeit hergibt xproc, EDI/EDIFact, XML, um nur einige zu nennen.

Microsoft Produkte setzen auf die Verwendung von XML als Datenaustauschsprache und den BTS, der zum einen als Dirigent die verschiedenen Systeme zum „miteinander singen“ bringt – daher der Begriff Orchestrierung – und zum anderen als Dolmetscher, zwischen diesen verschiedenen Sprachen zu übersetzen.

Diese bereits seit 1999 existierende Demo zeigt die Einsatzbereiche des BTS sehr gut auf. Sie können es als Product Snack herunterladen oder auch als tatsächliche Demo.

Service-orientierte Architekturen SOA: Verzahnung von Businessrelevanten Themen mit der IT.

Applikationsserver, Middleware: Vergleich mit IBM Websphere oder BEA Weblogic, SAP Netweaver oder Oracle Fusion Middleware.

Dolmetscher Idee: XML, SWIFT, EDI,… Über 300 „Sprachen“

Referenzkunde: Deutsche Post AG

BizTalk Server benutzt übrigens Visio, um die Abläufe zu designen und die Process Engine ist wiederum die Windows Workflow Foundation.

Natürlich gibt es inzwischen BizTalk als Service über Azure und hier lassen sich wiederum Integrationslösungen bauen, die Microsoft auch Integration Platform as a Service iPaaS betitelt:

Microsoft Flow

Am 31.10.16 ging Microsoft Flow live.

Flow verwandelt komplexe, sich wiederholende Aufgaben in automatisierte Workflows aus mehreren Schritten, beispielsweise in einen Flow, der neue Vertriebsleads erfasst, filtert und nachverfolgt. Wie der Name schon andeuten soll, geht es wiederum um Ablaufpläne und Workflows, mit allerdings einem sehr neuen, modernen und vor allem offenen Ansatz.

Es können nicht nur innerhalb von SharePoint Abläufe definiert werden, sondern mit beliebten Web-Apps:

Die Liste ist nicht vollständig und wird permanent erweitert.

Dabei können Vorlagen verwendet werden:

Oder selbst ein Workflow auf einer grünen Wiese erstellt werden.

Microsoft Flow und PowerApps sind die Nachfolger von InfoPath und SharePoint Designer.

Weitere Infos zu Flow hier bei uns: https://www.skilllocation.com/microsoft-flow/

 

 

Geändert am: 1. November 2016 von Carola Pantenburg