Wie lizenziere ich externe User richtig ?

Externe User gibt es in jeder Branche; ob Partner, Lieferant, Agentur, Anwalt, Abonnenten oder ähnliches. Die Frage, ob sie eigene Lizenzen verwenden können um auf Server anderer Unternehmen oder gar auf deren Cloud Dienste zugreifen zu können, taucht immer wieder auf. Immer wieder hören wir den „External Connector“, aber Achtung, den gibt es teilweise gar nicht für alle Produkte und für die Cloud geht das ganz anders…

Uns erreichen immer wieder Rückfragen zu diesem Thema, daher haben wir eine kleine Zusammenfassung für SharePoint, Excel, Azure Active Directory und RDS Zugriffe zusammengestellt (bzw. von MS kopiert und erweitert.

Zu SharePoint Server On-Premises und SharePoint Online (Extranet-Szenario)

Externe Nutzer dürfen ohne Lizenzen auf SharePoint Server und SharePoint Online zugreifen. Die entsprechende Textpassage findet sich in den Product Terms, Seite 58.

Zu Excel bzw. Office Online Server OOS

Nutzer, die auf Office 365 ProPlus Anwendungen zugreifen, müssen für Office 365 ProPlus lizenziert werden. Eine Ausnahme für externe Nutzer gibt es bei der Bereitstellung über den Office Online Server. Hier sind externe Nutzer ohne Lizenzen Lese- und Bearbeitungsrechte enthalten.

Zu Azure Active Directory

Für externe Gastbenutzer stehen ohne zusätzliche Lizenzen Azure AD Free-Funktionen zur Verfügung. Außerdem kann man für jede kostenpflichtige Azure Active Directory Lizenz fünf Gastbenutzer einladen, die dann die Funktionalitäten der kostenpflichtigen Edition, also zum Beispiel Azure AD Basic oder Premium, nutzen können.

Azure B2B AD-Zusammenarbeitsfunktion

Mithilfe der Azure AD B2B-Zusammenarbeitsfunktionen können Sie Gastbenutzer für Ihren Azure AD-Mandanten einladen, um ihnen Zugriff auf Azure AD-Dienste und andere Ressourcen in Ihrer Organisation zu gewähren. Falls Sie den Zugriff auf kostenpflichtige Azure AD-Features ermöglichen möchten, müssen B2B-Zusammenarbeitsgastbenutzer mit entsprechenden Azure AD-Lizenzen lizenziert werden.
Dies bedeutet Folgendes:
· Für Gastbenutzer stehen ohne zusätzliche Lizenzen Azure AD Free-Funktionen zur Verfügung.
· Wenn Sie B2B-Benutzern Zugriff auf kostenpflichtige Azure AD-Funktionen gewähren möchten, müssen Sie zur Unterstützung dieser B2B-Gastbenutzer über ausreichende Lizenzen verfügen.
· Ein einladender Mandant mit einer kostenpflichtigen Azure AD-Lizenz besitzt B2B-Kollaborationsbenutzerrechte für weitere fünf B2B-Gastbenutzer, die für den Mandanten eingeladen wurden.
· Der Kunde, der im Besitz des einladenden Mandanten ist, muss ermitteln, wie viele B2B-Kollaborationsbenutzer kostenpflichtige Azure AD-Funktionen benötigen. Je nachdem, welche kostenpflichtigen Azure AD-Features Sie für Ihre Gastbenutzer verwenden möchten, müssen Sie über genügend kostenpflichtige Azure AD-Lizenzen zur Unterstützung der B2B-Kollaborationsbenutzer im selben Verhältnis von 5:1 verfügen.

https://docs.microsoft.com/de-de/azure/active-directory/active-directory-b2b-licensing

Zu RDS CAL bzw. Terminal Server

Microsoft 365 und RDS: Wenn es nicht um Zugriffe zu Wartungszwecken geht, dann müssen die Zugriffe interner Nutzer mit RDS CAL pro Gerät oder Nutzer lizenziert werden, da RDS CAL nicht in Microsoft 365 E3 enthalten sind. Externe Nutzer können entweder mit RDS CAL pro Nutzer oder Gerät oder mit dem external Connector für Windows Server RDS lizenziert werden, der pro physischem Server lizenziert wird. Für Nutzer ohne Microsoft 365 E3, die die Windows Server Basis CAL enthält, sind als Basis für die RDS CAL Windows Server CAL, beziehungsweise der Windows Server external Connector erforderlich.

Kunden oder auch externe Anwender, die Office Standard oder Professional Plus (MSI) über einen Terminalserver zur Verfügung stellen möchten, müssen die entsprechenden Office Standard oder Professional Plus Lizenzen pro Gerät erwerben und den Geräten zuweisen, die auf Office auf dem Terminalserver zugreifen. Mit Office 2016 Lizenzen darf auch auf frühere Versionen der entsprechenden Edition zugegriffen werden.

Geändert am: 25. April 2018 von Carola Pantenburg