Aktualisiert am 18.04.2022 von Carola Pantenburg.
Was ist das Home Use Program HUP
Das Home Use Program HUP ermöglicht es Angestellten, ausgewählte Microsoft 365 Family- und Microsoft 365 Single-Abonnements sowie Surface-Geräte und -Zubehör über ihr Unternehmen zu einem ermäßigten Preis zu erwerben. Mit dem Microsoft Home Use Program können berechtigte Microsoft-Kunden Mitarbeitern eine private Lizenz zur Verfügung stellen.
Online sowie in ausgewählten Märkten erhalten berechtigte Mitarbeiter außerdem einen Rabatt auf ausgewählte Surface-Geräte und -Zubehör.
Neu in HUP
Seit 31. Januar 2019 können Unternehmen ihren HUP-Vorteil nicht mehr über das Volume Licensing Service Center (VLSC) verwalten. Damit berechtigte Mitarbeiter im neuen HUP-Store ihre Vorteile nutzen können, muss das Unternehmen diesen Mitarbeitern im Microsoft Store für Unternehmen die Berechtigung zuweisen.
Das ist ein weiterer Schritt in Richtung Azure AD. Die Unternehmen müssen ein geschäftliches Azure AD Konto haben, sonst haben sie keinen Zugriff auf den Microsoft Store für Unternehmen. Unternehmen, die sich der Microsoft Cloud verweigern, haben damit keine Möglichkeit mehr, den HUP-Vorteil ihren Mitarbeitern zugänglich zu machen. Jedoch können Kunden natürlich ein AAD anlegen, um dann die Mitarbeiter einzuladen.
Berechtigung und Voraussetzung für HUP
Benutzer mit E-Mail-Adressen für die Tenant-Domäne(n) des Unternehmens sind berechtigt, am „Home Use Program” teilzunehmen.
Aktive Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit einem gültigen Benutzerkonto, die zu Ihrem Microsoft 365-Abonnement gehören, sind „berechtigte Mitarbeiter“. Sie können am HUP teilnehmen und im Rahmen des Programms ein Einzelabonnement für Microsoft 365 Single oder Microsoft 365 Family erwerben.
Damit Mitarbeiter den Microsoft Home Use Program-Rabatt in Anspruch nehmen können, benötigen sie zudem ein aktives Microsoft-Konto (Live-ID).
Außerdem müssen Kunden einer der folgenden Zielgruppen angehören:
- Kunden mit einem aktiven Software Assurance-Vertrag für berechtigte Office-Anwendungen
- Kunden mit Microsoft 365 E3/E5 aus dem Software Assurance-Angebot
- Gewerbliche und Behördenkunden mit mindestens 2.000 Lizenzen aus einem oder einer Kombination der folgenden Pläne: Microsoft 365 E3 oder E5.
- Gewerbliche und Behördenkunden, die in den letzten 12 Monaten $250,000 USD oder mehr für berechtigte Produkte der Kategorien Power BI, Office, Surface-Geräte und -Zubehör, Windows und Enterprise Mobility ausgegeben haben.
- Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen
Ob Ihr Unternehmen berechtigt ist, können Sie hier überprüfen: https://www.microsoft.com/de-de/home-use-program
Ermäßigung im HUP
Eine Ermäßigung erhalten Mitarbeiter im Home Use Programm auf folgende Produkte:
Die beiden Microsoft 365 Abonnements Microsoft 365 Familiy oder Microsoft 365 Single bekommen berechtigte Mitarbeiter 30 % günstiger als über einen direkten Erwerb.
Der Preis für Surface-Geräte und Zubehör reduziert sich um 10%.
Die Angebote des Microsoft Home Use Program für Microsoft 365 und Surface müssen in zwei separaten Transaktionen erworben werden.
Wenn Sie Microsoft 365 Family oder Microsoft 365 Personal bereits besitzen, können Sie diesen Rabatt trotzdem nutzen und auf Ihr aktuelles Microsoft 365-Abonnement anwenden, um es zu verlängern. Microsoft 365 Family-Abonnements können von Mitgliedern Ihres Haushalts genutzt werden. Microsoft 365 Single darf nur vom Mitarbeiter selbst genutzt werden.
Microsoft hat das Microsoft Home Use Program umgestellt, um die neuesten Versionen von Microsoft 365 Single und Family zu einem ermäßigten Vorzugspreis anzubieten.
Home Use Program-Rabatte für Visio Professional 2021 und Project Professional 2021 sind nur dann verfügbar, wenn der Home Use Program (HUP)-Administrator Ihrer Arbeitsstelle Sie für einen oder mehrere produktspezifische Rabatte ausgewählt hat.
Das Home Use Program ist nicht mit anderen Angeboten kombinierbar.
Anmerkung: Bei den bekannten Online Händlern oder auch Elektronikmärkten gibt es, absolut korrekt lizenziert, ein Microsoft 365 Family oder Microsoft 365 Single Angebot, was preislich oft darunter liegt.
Es ist also die Frage, ob das wirklich so ein überzeugendes Angebot ist.
Laufzeit HUP
Was passiert, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Die Lizenzbestimmungen für die Software, die über das HUP lizenziert wird, stellen eine Vereinbarung zwischen Microsoft und Ihrem Mitarbeiter dar. Wir machen Sie nicht verantwortlich, wenn einzelne Mitarbeiter die Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht einhalten.
Das Besondere: Waren die Nutzungsrechte bisher an ein bestehendes Beschäftigungsverhältnis sowie eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters geknüpft, können die Microsoft 365-Abonnements im Rahmen des HUPs nun auch weiter genutzt werden, wenn Unternehmen und Mitarbeiter getrennte Wege gehen. Die Subscription selbst wird dabei jährlich zu einem rabattierten Preis abgeschlossen und erneuert. (Quelle)
Berechtigten Mitarbeitern, die ihr Microsoft 365-Abonnement über das Programm erworben haben, gewährt Microsoft den Vorzugspreis so lange, wie das Abonnement des Mitarbeiters aktiv ist – unabhängig von der Zugehörigkeit zum Unternehmen. Allerdings enden die kommerziellen Nutzungsrechte mit Ende des Beschäftigungsverhältnisses.
Berechtigte Mitarbeiter, die das Office 2019-Softwareangebot nutzen, müssen die über das Home Use Program erworbene Office-Software deinstallieren, wenn sie das Unternehmen verlassen.
Ein über HUP erworbenes Surface-Gerät verbleibt natürlich beim Mitarbeiter.
Volumenlizenzkunden und Home Use Program
Das Home Use Program HUP ist ebenfalls eine Software Assurance-Vergünstigung für Volumenlizenzkunden von Microsoft mit aktiver Software Assurance für Office-Anwendungen.
Nicht mehr gültig: „Mitarbeiter, die diese Lizenzen am Arbeitsplatz verwenden, sind berechtigt, diese Office-Anwendungen für die Verwendung auf einem Heim-PC zu erwerben (13,95 € und private Kreditkarte zwingend). Diese zeitlich begrenzte Lizenz läuft mit Ablauf von Software Assurance oder mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Kunden ab, der über die Lizenz verfügt.“ Es gilt nur noch das Recht, Microsoft 365 Family oder Single zu nutzen!
Microsoft 365 auf privatem PC
Wie sieht es denn bei der Nutzung des Office-Paketes aus einem Microsoft 365 Vertrag aus (z.B. Microsoft 365 E3 oder Microsoft 365 Business Premium)? Hier gilt ja eine pro-Nutzer-Lizenzierung, also pro User 5+5+5 Lizenzen. Diese können auf beliebigen !!! Devices installiert werden. Also auch auf einem (oder mehreren) privat-PCs oder Tablets oder SmartPhones.
Explizit wird diese private Nutzung seitens Microsoft nicht vertraglich aufgeführt oder erläutert. Andersrum: durch die Verstärkung von Home Office-Anwendern sowie der BYOD-Strategie macht es aber ja gerade Sinn, die Nutzung auf den privaten Bereich auszuweiten.
Wenn ein User das Unternehmen verlässt wird die Lizenz im Admin-Portal deaktiviert und die Installation beim User läuft in einen nicht-lizenzierten Zustand. Das ist zum einen leichter in der Handhabung, und für den User nun auch völlig kostenfrei.
Ein Argument für Unternehmen ist an dieser Stelle die Zufriedenheit der User, die solange sie in der Firma bleiben, privat ein Office in der neuesten Version nutzen können.
(Ein weiteres Argument ist die Verwendung von Click2Run und die Installation über das Office-Portal als Self Service. Der User kann dies privat testen bevor es in der Firma freigegeben wird.)
Office Professional Plus 2019 und Office Home and Business 2019 werden nicht mehr im Rahmen des Home Use Program angeboten. Office Professional Plus wurde nur noch bis Ende Juni 2019 bereitgestellt.
Verwaltung des Home Use Programs
Bislang wurde die Einrichtung des Home Use Programs über den Microsoft Store for Business vorgenommen. Selbiger wird im ersten Quartal 2023 jedoch eingestellt.
https://businessstore.microsoft.com/de-de/manage/inventory/benefits/home-use-program
Einrichtung von Home Use Program
Nachdem das Unternehmen im Microsoft Store for Business die berechtigten Mitarbeiter eingeladen hat, erhalten diese eine E-Mail, und können sich zum Download anmelden. Sie benötigen dazu eine private Live-ID!
Bezahlt werden kann über Kreditkarte oder Paypal.
Geldwerter Vorteil? Nein! Hier die Begründung:
Bundesweit einheitliche Regelung zu Home Use Programmen (HUP)
Der Bundesrat hat am 30. März 2012 eine Gesetzesänderung beschlossen, die unter anderem auch die steuerliche Betrachtung von Home Use Programmen (HUP) bundesweit einheitlich regelt und somit auch das Microsoft HUP für Office (SA Benefit) betrifft. Im Zuge dessen wurde die Steuerbefreiung für unentgeltlich oder verbilligt überlassener Software beschlossen, indem die Steuerbefreiungsvorschrift innerhalb des § 3 Nr. 45 EStG erweitert wurde. Durch die Erweiterung wird der geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von System- und Anwendungsprogrammen, die ihm vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt überlassen werden, steuerfrei gestellt. Die Gesetzänderung wird mit Wirkung vom 1. Januar 2012 in Kraft treten.
Von dieser Gesetzänderung profitieren besonders Unternehmen mit einem Volumenlizenzvertrag von Microsoft, da über diesen Home Use Rechte für Microsoft Office an die Mitarbeiter des Unternehmens gewährt werden. Weitere Informationen zum Microsoft Home Use Programm finden Sie hier.
Weitere Informationen zur Gesetzesänderung können Sie der Bundestagsdrucksache BT-Drs. 17/8867 auf der Webseite des Deutschen Bundestages sowie der Bundesratsdrucksache BR-Drs. 114/12 auf der Seite des Deutschen Bundesrates www.bundesrat.de entnehmen.
Weitere Informationen
https://www.microsoft.com/de-de/home-use-program
https://www.microsoft.com/de-de/store/b/microsoft-365-home-use-program?market=de