In einem Satz

Microsoft Groups – Gruppenverwaltung leicht gemacht nun auch in den Online Services.

Ausführliche Beschreibung

Die Begriffe Gruppen oder Gruppenrichtiline sind seit langem aus dem lokalen Active Directory bekannt. Kunden, die Office 365, Microsoft Azure, Intune oder andere Microsoft Online Anwendungen nutzen, verwenden immer bereits auch eine Azure AD-Instanz, um die Anmeldung und Zugriffsverwaltung für diese Dienste zu ermöglichen. Mit anderen Worten: Die Benutzer- und Benutzergruppen-Verwaltung aus z.B. Exchange Online basiert immer auf einem darunterliegenden Azure Active Directory. Dort finden sich alle diversen Gruppen, die es so gibt.

Es werden verschiedene Gruppen unterschieden (es sind meist Gruppen mit Benutzern gemeint, aber zu unterschiedlichem Zweck und auch mit unterschiedlichen Funktionen):

  • Azure AD Gruppen
    z.B. Gruppen zum Durchführen von Verwaltungsaufgaben (gleichzeitiges Zuweisen von Lizenzen oder Berechtigungen für mehrere Benutzer) oder um Ressourcen Berechtigungen zuzuweisen (Objekte im Verzeichnis; Verzeichnisexterne Ressourcen wie SaaS-Anwendungen, Azure-Dienste, SharePoint-Websites oder lokale Ressourcen)

    • Sicherheitsgruppen
      Sicherheitsgruppen werden dazu verwendet, Berechtigungen auf Ressourcen zu vergeben.
      Ressourcen in Office 365 beschreiben beispielsweise OneDrive-Dokumente und Ordner, SharePoint-Sites sowie die Verwaltung von mobilen Geräten.
    • Ressourcengruppen
      Mit Ressourcengruppen können alle Azure-Ressourcen in einer Anwendung gemeinsam verwaltet werden. Ressourcengruppen werden durch den Azure-Ressourcen-Manager aktiviert.
    • Verteilergruppen
      Diese kennt man von Exchange und das sind einfache Gruppierungen von E-Mail-Adressen, sie werden im globalen Adressbuch von Exchange – und damit auch in Azure AD bei Nutzung von Exchange Online – sichtbar.
  • Intune Gruppen
    Alle Benutzer- und Gerätegruppen, die derzeit in Intune vorhanden sind, werden ab Nov 2016 zu Azure AD-Sicherheitsgruppen migriert!
  • Office 365 Gruppen
    Eine Office 365-Gruppe ist ein Bereich für die Zusammenarbeit im Team. Eine Office 365 Gruppe ist zuächst mal eine Verteilerliste plus zusätzlich folgende Funktionen:

      • SharePoint-Dokumentbibliothek zum Speichern und Bearbeiten von Dateien und Ordnern inkl. Co-Authoring
      • OneNote-Notizbuch für Projekt- und Besprechungsnotizen
      • Planner: Planungstool zum Organisieren und Zuweisen von Aufgaben sowie zum Abrufen von Aktualisierungen zum Projektstatus
      • Unterhaltungen im gemeinsamen Posteingang sowie Kalender.

    Office 365-Gruppen sind immer auch Azure AD Gruppen.

Im Azure AD kann man alle Gruppentypen finden:

Wenn es um die Team-Arbeit geht, sind also die Office 365 Gruppen sehr spannend. Und mit diesen will ich mich hier etwas mehr beschäftigen. Zumal auch Microsoft hier permanent Neuerungen einbaut.

 Wichtigste Funktionen / Features

Allgemein

Unterhaltungen

Ein Gruppen-Posteingang wird in Outlook und Outlook im Web separat angezeigt.

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Dadurch, dass Antworten auf E-Mails nun innerhalb des Lese-Bereiches angezeigt werden, liest sich der E-Mail-Verkehr wie ein Chat. Daruch beschleunigt sich die Kommunikation und es wird z.B. auf langwierige Anreden und Floskeln verzichtet.

Auch beim Speichern von Attachments in Outlook werden zum Einen OneDrive for Business als auch die Gruppendatei-Bereiche angeboten:

Kalender

Auch der Kalender einer Gruppe ist ein gesharter Outlook-Kalender.

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Natürlich steht auch die OneNote-Notizen-Integration wie im klassischen Kalender zur Verfügung, so dass in einem Team-Meeting auch z.B. gleich die Agenda über OneNote verlinkt ist.

Externe User / Gäste

Gastzugriff in Office 365-Gruppen:

  • Personen außerhalb Ihrer Organisation, z.B. Partner, Anbieter, Lieferanten oder Berater.
  • Zugriff auf Gruppenunterhaltungen, Dateien, Kalendereinladungen und das Gruppennotizbuch
  • Gäste können eine beliebige E-Mail- Adresse haben.
  • Der Gastzugriff ist in allen Office 365 Business Premium- und Office 365 Enterprise-Abonnements enthalten.
  • Admin-Tools für das Management der externen Gäste folgt.
Systemanforderungen
  • Office 365 Enterprise E1 – E5 Abonnementpläne (einschließlich der entsprechenden A2–A4- und G1–G4-Pläne für Academic- bzw. Government-Kunden)
  • Office 365 Business Essentials- und Business Premium-Pläne
  • Office 365-Kiosk-Plan
  • Nicht unterstützt: POP- oder IMAP-Konten, wie Outlook.com, Gmail, Yahoo! Sowie Exchange-Konten, die keinem Office 365-Plan zugeordnet sind.
  • Gäste können mit beliebiger E-Mail-Adresse hinzugefügt werden und benötigen keinen Office 365 Plan!
SmartPhoneAnforderung
Windows PhoneWindows Phone 8.1 und höher
iOSiOS 8.1 und höher
Android

Android 4.1 (Jelly Bean) und höher

Speichergrenzen

Für die Dateispeicher aller Office 365-Gruppen gelten dieselben Speicher- und Uploadgrenzwerte wie für SharePoint Online-Websitesammlungen (siehe oben). Der Dateispeicher einer Office 365-Gruppe belegt den Speicherplatz des SharePoint Online-Speichers eines Mandanten.
Gruppen können Daten automatisch aus dem verfügbaren SharePoint Online-Speicher mit Pool für eine beliebige Websitesammlung oder sämtliche Websitesammlungen abrufen.

 

 

 

Geändert am: 4. März 2017 von Carola Pantenburg